Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Per i trattamenti effettuati nell’ambito del sito internet, delle richieste di contatto, delle richieste di dimostrazione e, più in generale, del rapporto commerciale con MyDotation, il titolare del trattamento è:

Per qualsiasi domanda relativa alla protezione dei Suoi dati personali o per esercitare i Suoi diritti, può scriverci a questo indirizzo.

2. Ambito di applicazione della presente informativa

La presente informativa riguarda principalmente i dati personali trattati quando Lei:

• consulta il sito internet di MyDotation;
• compila un modulo di contatto;
• richiede una dimostrazione;
• richiede una prova o informazioni sui nostri servizi;
• è in contatto con il nostro ufficio commerciale;
• è un potenziale cliente o un cliente di MyDotation;
• utilizza i servizi MyDotation in qualità di cliente;
• utilizza la piattaforma MyDotation in qualità di collaboratore, dipendente o rappresentante di un’azienda cliente;
• è in contatto con il nostro servizio di assistenza;
• utilizza le funzionalità della piattaforma che richiedono il trattamento di dati personali.

Alcuni trattamenti possono tuttavia rientrare esclusivamente nella responsabilità di un cliente di MyDotation. Tale situazione è specificata nella presente informativa.

3. I diversi ruoli di MyDotation

La qualificazione giuridica dei trattamenti dipende dalla loro finalità e dal loro contesto.

3.1. MyDotation in qualità di titolare del trattamento

MyDotation agisce in qualità di titolare del trattamento quando determina, per le proprie esigenze, le finalità e i mezzi essenziali del trattamento.

Ciò avviene in particolare, fatti salvi i trattamenti effettivamente posti in essere, per:

• la gestione del sito internet;
• la gestione delle richieste di contatto;
• la gestione delle richieste di dimostrazione;
• la gestione del rapporto commerciale;
• la gestione dei contratti e della fatturazione;
• la sicurezza dei propri servizi;
• la gestione dei propri obblighi di legge;
• la tutela dei propri diritti e interessi;
• alcune attività promozionali.

3.2. MyDotation in qualità di responsabile del trattamento

Quando un’azienda cliente utilizza MyDotation per gestire i dati dei propri collaboratori o di altre persone che rientrano nella sua responsabilità, tale azienda determina le finalità e i mezzi essenziali del trattamento.

In tale contesto, MyDotation agisce, in linea di principio, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

MyDotation tratta quindi i dati conformemente alle istruzioni documentate del cliente e alle disposizioni dell’accordo sul trattamento dei dati applicabile.

Il cliente rimane tenuto a determinare le finalità del trattamento, a garantirne la liceità e a informare gli interessati, nella misura in cui tali obblighi gli incombono.

Tale qualificazione è valutata trattamento per trattamento e non significa che MyDotation agisca come responsabile del trattamento per tutti i trattamenti che riguardano un utente della piattaforma.

3.3. Trattamento dei dati per conto dei nostri clienti e accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Quando MyDotation tratta dati personali per conto di un’azienda cliente nell’ambito della fornitura dei propri servizi, MyDotation agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 4, punto 8, e dell’articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati («GDPR»).

In tale contesto, i trattamenti effettuati per conto del cliente sono disciplinati da un accordo sul trattamento dei dati («Data Processing Agreement» o «DPA»), integrato nel contratto o concluso separatamente.

Il DPA specifica in particolare la materia disciplinata e la durata dei trattamenti, la loro natura e finalità, le categorie di dati personali e di interessati, nonché gli obblighi e i diritti del cliente in qualità di titolare del trattamento.

MyDotation si impegna in particolare a trattare i dati personali soltanto su istruzione documentata del cliente, a garantire che le persone autorizzate al trattamento di tali dati siano soggette a un obbligo di riservatezza, ad adottare le misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati e ad assistere il cliente, nella misura prevista dalla normativa e dal contratto, nel garantire il rispetto degli obblighi a esso incombenti ai sensi del GDPR.

Anche le condizioni applicabili agli eventuali sub-responsabili del trattamento di MyDotation sono disciplinate conformemente ai requisiti dell’articolo 28 del GDPR.

4. Quali dati personali possiamo trattare?

A seconda del Suo rapporto con MyDotation e dei servizi utilizzati, possiamo trattare diverse categorie di dati personali.

MyDotation si adopera per limitare la raccolta ai dati necessari rispetto alle finalità perseguite.

5. Dati relativi ai collaboratori dei nostri clienti

MyDotation è destinata in particolare a consentire alle aziende di gestire determinate dotazioni, attrezzature, abilitazioni e le relative operazioni.

In tale contesto, un cliente può trasmettere a MyDotation dati riguardanti i propri collaboratori.

Tali dati possono comprendere in particolare:

• nome e cognome;
• indirizzo e‑mail aziendale;
• reparto o struttura;
• posizione ricoperta;
• informazioni necessarie alla gestione delle dotazioni;
• informazioni relative ad attrezzature, indumenti, badge, chiavi o altri elementi gestiti nella piattaforma;
• informazioni relative alle abilitazioni;
• cronologia delle operazioni effettuate nella piattaforma;
• dati di connessione e log necessari alla sicurezza del servizio.

Per tali trattamenti, l’azienda cliente determina le finalità e i mezzi essenziali del trattamento e agisce, in linea di principio, in qualità di titolare del trattamento.

MyDotation agisce quindi in qualità di responsabile del trattamento e tratta i dati conformemente alle istruzioni documentate del cliente e all’accordo sul trattamento dei dati applicabile.

Se Lei utilizza MyDotation per conto di un’azienda cliente e desidera esercitare i Suoi diritti in merito a dati trattati per conto di tale azienda, La invitiamo a contattare in primo luogo l’azienda in questione.

MyDotation assiste il proprio cliente nella gestione delle richieste di esercizio dei diritti quando tale assistenza è prevista dal GDPR e dal contratto applicabile.

6. Finalità e basi giuridiche dei trattamenti

MyDotation tratta i dati personali esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime.

Le principali finalità e basi giuridiche sono le seguenti.

La base giuridica applicabile dipende dalla finalità e dal contesto specifico del trattamento.

Quando un trattamento si basa sul nostro legittimo interesse, MyDotation si assicura che su tale interesse non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.

7. Comunicazioni commerciali

MyDotation può trovarsi a inviare comunicazioni commerciali ai propri clienti o potenziali clienti alle condizioni previste dalla normativa applicabile.

A seconda della situazione, tali comunicazioni possono basarsi:

• sul consenso della persona, ove richiesto;
• sul legittimo interesse di MyDotation, ove la normativa applicabile consenta tale attività promozionale;
• sulle norme specifiche applicabili alle comunicazioni promozionali rivolte ai clienti esistenti.

Ove la normativa lo richieda, ogni comunicazione commerciale elettronica inviata contiene una modalità semplice per annullare l’iscrizione.

Può inoltre opporsi in qualsiasi momento all’utilizzo dei Suoi dati per finalità promozionali.

Per i potenziali clienti, i dati utilizzati per finalità promozionali sono, in linea di principio, conservati per un periodo massimo di tre anni dalla raccolta o dall’ultimo contatto avviato dal potenziale cliente, fatte salve le norme specifiche applicabili e l’esercizio del Suo diritto di opposizione.

8. Periodi di conservazione

Conserviamo i dati personali soltanto per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, fatti salvi gli obblighi legali di conservazione o la necessità di conservare alcuni dati a fini probatori.

A titolo indicativo:

• Richieste di contatto o di dimostrazione: per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, quando la persona diventa un potenziale cliente, conformemente alle norme applicabili alle attività promozionali;
• Potenziali clienti: fino a tre anni dalla raccolta o dall’ultimo contatto avviato dal potenziale cliente, salvo opposizione o obblighi specifici;
• Clienti: per la durata del rapporto contrattuale, quindi archiviazione ove necessario per adempiere ai nostri obblighi di legge o difendere i nostri diritti;
• Dati di fatturazione e documenti contabili: per i periodi imposti dalla normativa applicabile;
• Log funzionali della piattaforma: per la durata dell’account, quindi cancellazione insieme a quest’ultimo, salvo conservazione più lunga necessaria per la sicurezza, la gestione di un incidente o la difesa di diritti;
• Dati trattati per conto di un cliente: conformemente alle istruzioni del cliente e al DPA. Al termine del servizio è previsto un accesso in sola lettura per 30 giorni; i dati attivi vengono quindi cancellati secondo il ciclo contrattuale, fatti salvi gli obblighi di legge e le attestazioni soggette a un vincolo di conservazione;
• Attestazioni firmate: per tutta la durata dell’assegnazione, quindi per tre anni dall’effettiva restituzione o, in mancanza, dalla chiusura definitiva della pratica; per una dotazione consumabile, tre anni dalla sua consegna definitiva;
• Payload grezzi ricevuti dall’API del gestionale HR: 30 giorni, con cancellazione automatica.

I periodi esatti sono determinati in funzione della finalità in questione e degli obblighi di legge applicabili. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés, autorità francese per la protezione dei dati personali) raccomanda che i periodi o, in mancanza, i criteri utilizzati per determinarli siano definiti in funzione delle finalità del trattamento.

9. Destinatari dei dati

Nei limiti delle rispettive competenze e della necessità di conoscerli, i dati personali possono essere accessibili a:

• personale autorizzato di MyDotation;
• fornitori tecnici che operano per conto di MyDotation;
• fornitori di hosting e di infrastruttura;
• fornitori di servizi di manutenzione e di sicurezza;
• fornitori di servizi di gestione delle relazioni con i clienti;
• fornitori di servizi di invio di e‑mail;
• consulenti professionali, ove necessario;
• autorità amministrative o giudiziarie, ove previsto dalla legge.

MyDotation non vende i dati personali dei propri utenti.

Quando MyDotation si avvale di un fornitore che tratta dati personali per suo conto, il rapporto è disciplinato conformemente ai requisiti del GDPR applicabili ai responsabili del trattamento.

10. I nostri principali fornitori

Per fornire e amministrare MyDotation, possiamo avvalerci di diversi fornitori tecnici e commerciali.

Tali fornitori possono intervenire in particolare per:

• l’hosting;
• la gestione delle relazioni con i clienti;
• l’invio di e‑mail;
• la sicurezza;
• l’analisi tecnica e statistica;
• l’assistenza;
• la manutenzione e il funzionamento della piattaforma.

Fornitori di cui si avvale MyDotation

MyDotation si avvale di diversi fornitori tecnici per garantire il funzionamento, l’hosting e, se del caso, alcune funzionalità della propria piattaforma:

• Scaleway SAS – hosting del database PostgreSQL e archiviazione delle attestazioni e delle fotografie nella regione di Parigi, in Francia. Viene effettuato un backup giornaliero; possono inoltre essere creati snapshot manuali;
• Resend Inc. – invio delle e‑mail transazionali dall’Irlanda. Alcuni dati dell’account, metadati e log di invio sono conservati negli Stati Uniti; tali trasferimenti sono disciplinati dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea e dalla certificazione di Resend nell’ambito del Data Privacy Framework UE-USA;
• Gandi SAS – hosting delle caselle di posta dell’assistenza in Francia;
• PostHog Inc. – misurazione dell’audience del sito internet, esclusivamente con il Suo consenso. I dati sono ospitati nell’Unione europea (Francoforte, Germania).
• LinkedIn Ireland Unlimited Company – misurazione dell’efficacia delle nostre campagne pubblicitarie su LinkedIn, esclusivamente con il Suo consenso alla pubblicità.

Il presente elenco viene tenuto aggiornato in funzione dei fornitori e delle funzionalità effettivamente attivati. Attualmente nessun fornitore di intelligenza artificiale tratta i dati dei clienti della piattaforma.

11. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio economico europeo

Ove possibile, MyDotation privilegia fornitori e infrastrutture che consentono di trattare i dati all’interno dello Spazio economico europeo (SEE).

Quando un trattamento comporta un trasferimento di dati personali verso un paese situato al di fuori dello Spazio economico europeo, MyDotation si assicura che tale trasferimento sia disciplinato conformemente al GDPR.

A seconda delle circostanze, il trasferimento può basarsi in particolare su:

• una decisione di adeguatezza della Commissione europea;
• clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea;
• o qualsiasi altro meccanismo di trasferimento riconosciuto dal GDPR.

12. Cookie e altri strumenti di tracciamento

Il sito MyDotation può utilizzare cookie e altri strumenti di tracciamento necessari al suo funzionamento nonché, ove applicabile, strumenti di tracciamento destinati a misurare l’audience o a migliorare il sito.

Gli strumenti di tracciamento non strettamente necessari al funzionamento del servizio vengono installati o letti solo dopo la raccolta del consenso, ove questo sia richiesto dalla legge.

Quando il consenso è necessario, Lei deve poter accettare o rifiutare gli strumenti di tracciamento con un livello di semplicità analogo e poter modificare successivamente la Sua scelta.

La CNIL ricorda in particolare che il consenso ai cookie soggetti a tale obbligo deve essere preventivo, libero, specifico, informato e revocabile in qualsiasi momento.

Strumenti di tracciamento utilizzati sul sito MyDotation

Alla data di aggiornamento della presente informativa, la consultazione del sito comporta l’installazione o la lettura dei seguenti strumenti di tracciamento:

• «__dpl»: cookie installato dal fornitore di hosting del sito (Lovable) per erogare la versione pubblicata del sito, necessario al suo funzionamento;
• «session-id»: cookie installato dal fornitore di hosting del sito (Lovable) per misurare il traffico del sito;
• archiviazione di sessione del browser: memorizza la posizione di scorrimento tra le pagine del sito e, se Lei arriva da una campagna, i relativi parametri di provenienza (utm_…); si cancella alla chiusura della scheda;
• «__ph_opt_in_out_…»: cookie che memorizza la Sua scelta di accettare o rifiutare la misurazione dell’audience, conservato per sei mesi;
• «ph_…_posthog»: cookie e archiviazione locale dello strumento di misurazione dell’audience PostHog (identificativo casuale del visitatore e della sua visita), installati solo se Lei accetta la misurazione dell’audience e conservati per un massimo di sei mesi;
• «mydotation_ads_consent»: cookie che memorizza la Sua scelta di accettare o rifiutare la pubblicità, conservato per sei mesi;
• cookie di LinkedIn (in particolare «li_fat_id», «bcookie», «lidc», «li_sugr», «UserMatchHistory» e «AnalyticsSyncHistory»): installati dal LinkedIn Insight Tag solo se Lei accetta la pubblicità, e conservati fino a un anno a seconda del cookie.

Misurazione dell’audience

Se Lei vi acconsente, PostHog registra le pagine visitate, i clic, il percorso sul sito e una registrazione delle sessioni di navigazione, al fine di capire come viene utilizzato il sito e di migliorarlo. I campi di inserimento, in particolare quelli del modulo di richiesta di dimostrazione, sono oscurati in tali registrazioni.

Senza il Suo assenso, nessun dato viene trasmesso a PostHog e nessuno dei suoi strumenti di tracciamento viene installato. Il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull’accesso al sito.

Pubblicità

Se Lei vi acconsente, il LinkedIn Insight Tag misura l’efficacia delle nostre campagne pubblicitarie su LinkedIn: pagine visitate dopo un clic su un annuncio e invio del modulo di richiesta di dimostrazione. LinkedIn Ireland Unlimited Company riceve tali informazioni e può associarle al Suo account LinkedIn, alle condizioni della sua informativa sulla privacy. Da LinkedIn riceviamo soltanto statistiche aggregate.

Quando Lei invia il modulo di richiesta di dimostrazione, i parametri di provenienza della Sua visita (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content) vengono allegati alla Sua richiesta nel nostro strumento di gestione delle relazioni con i clienti (HubSpot), insieme all’identificativo di clic LinkedIn (li_fat_id) se Lei ha accettato la pubblicità.

Senza il Suo assenso, il LinkedIn Insight Tag non viene caricato e nessun dato viene trasmesso a LinkedIn. Il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull’accesso al sito.

La Sua scelta viene conservata per sei mesi, dopodiché Le viene richiesta nuovamente. Può modificarla in qualsiasi momento tramite il link «Preferenze sui cookie» in fondo a ogni pagina o con il pulsante qui sotto.

Modificare le scelte sui cookie

13. Sicurezza dei dati

13.1. Misure tecniche e organizzative

MyDotation mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi connessi ai trattamenti di dati personali che effettua.

A seconda dei servizi in questione, tali misure possono comprendere in particolare:

• cifratura delle comunicazioni;
• controllo degli accessi;
• gestione delle abilitazioni;
• autenticazione sicura e protezione degli account utente;
• codici monouso, quando tale funzionalità è utilizzata;
• registrazione delle operazioni sensibili nei log;
• backup e ripristino dei dati;
• misure di protezione dell’infrastruttura;
• prevenzione, rilevamento e gestione degli incidenti di sicurezza;
• impegni di riservatezza delle persone autorizzate ad accedere ai dati.

L’accesso ai dati personali è limitato alle persone e ai fornitori che ne hanno necessità nell’ambito delle proprie funzioni o dei propri incarichi e che sono soggetti ad adeguati obblighi di riservatezza.

MyDotation riesamina periodicamente le proprie misure di sicurezza e può adeguarle per tenere conto degli sviluppi tecnici, dei rischi individuati e dei requisiti normativi applicabili.

Le misure tecniche e organizzative dettagliate applicabili ai trattamenti effettuati per conto dei clienti possono essere specificate nel DPA o in un documento sulla sicurezza dedicato.

13.2. Gestione degli incidenti di sicurezza

In caso di incidente di sicurezza, MyDotation applica le proprie procedure di gestione degli incidenti al fine di limitarne gli effetti, individuarne la causa ed evitare che si ripeta.

Quando MyDotation agisce in qualità di titolare del trattamento e si verifica una violazione dei dati personali, notifica la violazione alla CNIL alle condizioni previste dall’articolo 33 del GDPR e ne informa gli interessati quando l’articolo 34 lo richiede.

Quando MyDotation agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto di un cliente, notifica la violazione al cliente senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuta a conoscenza, conformemente all’articolo 33 del GDPR e al DPA.

14. Dati anonimizzati e statistiche

Quando elaboriamo statistiche a partire dai dati dei nostri servizi, possiamo utilizzare dati aggregati o anonimizzati.

Quando un dato è effettivamente anonimizzato in modo irreversibile, non costituisce più un dato personale.

Ci impegniamo a distinguere i dati anonimizzati dai dati semplicemente pseudonimizzati, che restano soggetti al GDPR.

15. Decisioni automatizzate e profilazione

Nell’ambito dei trattamenti descritti nella presente informativa, MyDotation non adotta decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici nei confronti di una persona o che incidano in modo analogo significativamente su di essa, ai sensi dell’articolo 22 del GDPR.

MyDotation non utilizza nemmeno i dati personali degli utenti per definire un profilo che produca tali effetti.

Qualora le prassi di MyDotation dovessero cambiare su questo punto, la presente informativa sarà aggiornata e le informazioni richieste saranno comunicate agli interessati.

16. I Suoi diritti

Alle condizioni previste dal GDPR, Lei dispone in particolare dei seguenti diritti:

• diritto di accesso ai Suoi dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• diritto alla cancellazione alle condizioni previste dalla normativa;
• diritto di limitazione del trattamento in determinati casi;
• diritto di opposizione a determinati trattamenti, in particolare quando si basano sul nostro legittimo interesse;
• diritto alla portabilità, ove tale diritto sia applicabile;
• diritto di revocare il Suo consenso quando il trattamento si basa su di esso.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Può inoltre definire direttive relative alla sorte dei Suoi dati dopo il Suo decesso, alle condizioni previste dalla normativa francese.

17. Come esercitare i Suoi diritti?

Può esercitare i Suoi diritti inviando la Sua richiesta a:

privacy@mydotation.co

Ove necessario, MyDotation può richiedere informazioni aggiuntive che consentano di verificare l’identità del richiedente.

Tale verifica deve restare proporzionata e sarà effettuata solo quando necessaria alla protezione dei dati in questione.

MyDotation risponde alle richieste entro i termini previsti dal GDPR e, in linea di principio, entro un mese dal loro ricevimento.

Tale termine può essere prorogato di due mesi se la richiesta è complessa o se viene ricevuto un numero elevato di richieste. In tal caso, MyDotation informa l’interessato della proroga entro un mese.

Dati trattati per conto di un cliente

Quando MyDotation tratta i dati esclusivamente per conto di un’azienda cliente che agisce in qualità di titolare del trattamento, la richiesta può essere trasmessa al cliente in questione affinché possa darvi riscontro.

MyDotation fornisce al proprio cliente l’assistenza prevista dal GDPR e dall’accordo sul trattamento dei dati applicabile.

18. Reclamo alla CNIL

Se, dopo averci contattato, ritiene che i Suoi diritti non siano rispettati, può proporre reclamo alla Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), autorità francese per la protezione dei dati personali.

Può inoltre consultare il sito della CNIL per conoscere le modalità aggiornate di presentazione di un reclamo.

19. Modifiche alla presente informativa

Possiamo modificare la presente informativa per tenere conto:

• dell’evoluzione dei nostri servizi;
• dell’evoluzione delle nostre prassi di trattamento dei dati;
• delle modifiche legislative o regolamentari;
• delle raccomandazioni delle autorità competenti.

In caso di modifiche sostanziali che incidano sui diritti delle persone o sulle modalità di trattamento dei loro dati, adotteremo adeguate misure di informazione.

La data dell’ultimo aggiornamento è indicata all’inizio della presente informativa.

20. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla protezione dei Suoi dati personali o alla presente informativa:

privacy@mydotation.co

Versione: 2.4 – Ultimo aggiornamento: 27 ottobre 2026